Le Blog des espaces collaboratifs

Des conseils pour des salles collaboratives performantes

L’agencement d’une salle de réunion ne s’improvise pas mais se réfléchit en amont de toute décision d’investissement. N’oubliez pas qu’il s’agit du premier lieu où vos cadres et vos équipes tertiaires vont passer la majeure partie de leur journée. Aujourd’hui, un cadre passe plus de temps en réunion qu’à son poste de travail, l’enjeu pour la productivité de votre entreprise est donc important.

Voici donc quatre points à analyser systématiquement avant de vous lancer dans un agencement de salle de réunion.

#1 L’objectif de la salle

Le but d’une salle de réunion c’est … de se réunir me direz-vous!

Certes mais il faut aller plus loin dans l’analyse du besoin avant de se lancer dans l’agencement, l’ameublement et l’équipement d’une salle même polyvalente.

De façon usuelle, une salle répond à trois utilisations principales :

  • La réunion « top down » : un animateur ou un responsable (direction, chef de service) présente un contenu qui n’est pas modifié par les participants. Ces derniers peuvent bien sûr intervenir mais ils ne sont pas destinés à prendre la main sur le contenu
  • La réunion collaborative : l’animateur et les participants sont en prise directe pour coproduire un contenu. Ici l’interaction est non seulement possible mais souhaitée.
  • La réunion distante : tout ou partie des participants sont sur un (des) site(s) distant(s) et connectés en audio ou visio à la salle. Du contenu peut également être partagé à distance.

D’autres usages se rencontrent également mais ils sont nettement moins fréquents : salle reconfigurable en plusieurs groupes, traduction simultanée, …

Bien entendu, une salle peut être polyvalente mais nous conseillons dans ce cas de hiérarchiser les différents usages. En effet, l’agencement universel n’existe pas et il vous faudra certainement faire des choix au vu de vos priorités.

#2 Le mobilier et la technologie doivent être pensés comme un tout et surtout pas de façon séquentielle

La première question à se poser est le nombre de participants que votre salle va devoir accueillir. S’il est respectable de vouloir mettre un maximum de participants par souci d’économie de surface, il ne faut pas oublier de garder un bon mètre entre les sièges de réunion et le mur adjacent.

Puis, vous devrez répertorier les équipements nécessaires -et éventuellement leurs évolutions futures- pour répondre aux besoins décrits au paragraphe précédent. Le point important ici est d’avoir une vision globale des fonctionnalités attendues de la salle ; l’ajout apostériori de technologie ou de mobilier se traduit souvent par des surcoûts voire même la mise au rebut du matériel initial.

#3 Le confort visuel et auditif

L’éclairage de la salle est le premier paramètre du confort visuel pour les participants. Les dalles Led doivent être suffisantes et fournir un éclairement de 300 lux sur la table. La lumière naturelle doit être perpendiculaire à l’écran afin d’éviter les effets de contre-jour fatigants pour les yeux. Enfin, il faut que les participants puissent voir les écrans sans se déplacer et vice-versa : le(s) site(s) distant(s) doivent visualiser tous les participants.

Bien voir est important mais plus fondamental encore est de bien entendre. Il est donc nécessaire de vérifier l’acoustique de votre salle ; une trop forte réverbération du son doit être traitée par des murs ou un plafond habillés avec un matériau absorbant acoustique. A l’inverse, il peut être utile de sonoriser une salle trop grande ou très isolé acoustiquement.

#4 Une salle de réunion est aujourd’hui connectée

Audio ou visioconférence, partage de contenus/coédition à distance, accès internet, … ce haut lieu de productivité et d’échanges qu’est la salle de réunion se doit d’offrir à chacun la connexion adéquate.

En premier lieu, votre salle doit donc être entièrement couverte par une connexion wifi suffisante (l’ajout d’une borne wifi peut s’avérer nécessaire). Par ailleurs, cette borne wifi doit être connectée à votre réseau et à un accès à internet (débit, gigue, latence) de qualité.


En conclusion, la prise en compte simultanée de ces quatre points vous permettra d’agencer votre salle de réunion au plus près de vos besoins et de votre budget. N’hésitez pas à faire appel à un professionnel maîtrisant les expertises clés dans l’agencement d’une salle : implantation / ameublement éclairage / acoustique mais également équipements de collaboration et de vidéoconférence, ainsi que la connexion wifi et internet.

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Maxime

Un métier : l'infrastructure de collaboration. Trois expertises : Outils, espaces et réseau de collaboration.

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