Le Blog des espaces collaboratifs

Des conseils pour des salles collaboratives performantes

Vous avez lu notre Guide de la Salle de réunion Collaborative, mais, quoique convaincu(e) que c’est la bonne direction pour votre entreprise ;-), vous souhaitez améliorer une salle de réunion existante à moindre frais et dans un délai rapide ?

Voici quatre points de départ qui permettront à vos collaborateurs de mieux travailler en équipe dans votre salle de réunion-déjà-un-peu-collaborative ;-)

1#UN AGENCEMENT MINIMAL

En l’absence de tout investissement mobilier ou agencement, il n’est pas possible de faire des miracles. En revanche, il est aisé d’examiner l’installation de la salle existante avec un œil neuf en se posant deux questions simples :

  • Tous les participants peuvent-ils se voir entre eux, voir l’écran principal (les écrans principaux), être vu par la caméra de visioconférence, tout cela sans aucun déplacement même minime ?
  • L’ergonomie de la salle permet-elle une réunion de deux heures -la réunion moyenne en France dure 1h20- sans fatigue sur le plan visuel (pensez à l’éclairage et à sa position dans la pièce) ou sonore (trop ou pas assez d’acoustique) ?

Si la réponse est négative, il convient sans doute de commencer par là. Car il existe une règle de base pour les espaces de collaboration, comme d’ailleurs pour les autres : le cerveau n’est disponible pour l’échange que si le corps est dans un état minimal de confort et de bien-être.

2#UN OUTIL DE PARTAGE DE CONTENUS

C’est vraiment le couteau suisse indispensable.

Rappelons ici le principe premier de toute salle de réunion collaborative : tous les participants doivent pouvoir afficher leur contenu à tout moment sur l’écran principal (les écrans principaux). Seule façon de le faire : un outil intuitif qui permet à tout terminal (PC, tablette, windows, Mac, …) de se connecter en Wifi à l’écran principal. Pour mémoire, le câble HDMI ou VGA relié à l’écran n’entre pas dans la catégorie de ces outils intuitifs de base : il n’autorise pas la mobilité et la fluidité des échanges, la connectique n’est pas toujours adaptée à celle du terminal du participant (MAC, notebook, …), le câble est manquant car subtilisé pour servir dans une autre salle, etc  ….

Le mieux est bien sûr ici d’opter pour un outil de partage autorisant la coédition : un contenu affiché par un participant peut être modifié par tous en temps réel.

3#UN écran interactif

C’est un autre basique des salles de réunion collaboratives.
Ces écrans ont longtemps été l’apanage des groupes avec des moyens financiers importants ; ce n’est plus le cas aujourd’hui car l’écart de prix avec les écrans passifs s’est fortement réduit. L’intérêt est évident en mode collaboratif : ces écrans permettent de démarrer immédiatement un échange spontané -comme auparavant sur un tableau Velléda ou un paperboard- grâce au côté « tablette géante », et de prolonger cet échange en faisant appel à des ressources plus élaborées grâce à la machine (windows, android, …) embarquée derrière l’écran.

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4#un outil de collaboration distante

Commençons par enfoncer une porte ouverte : les équipes sont aujourd’hui dispersées géographiquement et la tendance est clairement à une accentuation de ce phénomène. La collaboration distante fait donc partie des basiques de la salle de projets. Pour ce faire, vous pouvez investir dans une solution classique de visioconférence. Mais, pour équiper rapidement votre salle existante, vous pouvez également doter votre écran interactif d’un outil intuitif de visiocollaboration –comme par exemple TAMASHARE- : vous pourrez partager à la volée tout type de documents avec vos interlocuteurs distants, tout en bénéficiant d’une fenêtre de visioconférence pour garder le « eye-contact ».



En conclusion, même si vous voulez équiper a minima une salle de réunion existante dans un mode plus collaboratif, nous ne saurions trop insister sur la recommandation suivante : garder en tête le besoin global et l’image finale de votre salle afin d’anticiper le coup suivant –il est toujours frustrant, et coûteux, de devoir changer des équipements existants.

Pour vous aider dans votre démarche, n'hésitez pas à solliciter un intégrateur qui disposera d'une approche globale pour vous conseiller au mieux dans vos besoins utilisateurs.

 

 

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Maxime

Un métier : l'infrastructure de collaboration. Trois expertises : Outils, espaces et réseau de collaboration.

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