Le Blog des espaces collaboratifs

Des conseils pour des salles collaboratives performantes

Vous avez démarré une nouvelle activité il y a peu de temps, et le besoin d’une salle de réunion se fait sentir ? Ou tout simplement, vous désirez mettre en place une salle de réunion au sein de votre société ?

Pas de problèmes ! Je vais vous donner à travers cet article une checklist pour bien concevoir une salle de réunion ;)

1#Cadrer les objectifs de la salle

« Choisir, c’est mourir un peu ». Un projet de salle de réunion n’échappe pas à cet adage d’André Gide. En effet, il faut rappeler ici –voir notre Guide de la salle de réunion polyvalente et flexible- qu’il n’existe pas de salle universelle de réunion, polyvalente et efficace pour chaque usage : réunion de projet, séance de créativité, présentation formelle par un responsable, visioconférence, nombre de participants flexible,  etc…

Se passer de cette étape de cadrage peut sembler confortable dans un premier abord (on ne fâche personne + économie de temps) mais va vite se payer au prix fort lors de la réalisation et l’exploitation de la salle.

Pour illustration, une salle de visioconférence ne requiert ni le même agencement ni le même mobilier ni les mêmes outils technologiques qu’une salle de créativité. Dans cette dernière, des poufs faciles à déplacer seront une solution intéressante, qu’il faudra en revanche exclure pour une salle de visioconférence.

2#considérer les besoins physiologiques

La salle de réunion est un lieu de vie où l’on passe de plus en plus de temps : un cadre passe même en moyenne plus de temps en réunion qu’en sallevoir notre Guide de la salle de réunion collaborative-. Il faut donc s’attacher dès la conception à regarder de près les aspects de confort visuel, acoustique, ou postural.

Quelques exemples :

  • l’orientation de la lumière naturelle et des éclairages pour éviter tout contre-jour sur l’écran principal. De plus, si votre salle de réunion a pour finalité de réaliser des visioconférences, le contre-jour est un facteur aggravant : la lumière naturelle n’est pas stable ce qui entraîne une consommation excessive de la bande-passante –voir notre Guide de la Visioconférence- et donc de possibles coupures de la visioconférence.
  • la maîtrise de l’intensité d’éclairage, voire de la température de couleur ; un simple variateur répondra à ce besoin.

  • l’acoustique est aussi primordiale : la fatigue sonore (trop de son ou pas assez) est encore plus rapide que la fatigue visuelle.

  • le confort du mobilier. Les sièges sans aucun réglage et en coque dure ne doivent être considérés que pour des réunions ultra-courtes (du type les réunions 10 minutes de la méthode lean)

  • la décoration. Elle devra être adaptée au type de réunions envisagées : créativité, conseil d’administration, …

3#l'implantation du mobilier

En l’absence de tout écran et de toute technologie, nous sommes face au cas simple : la forme de la table (ovale, rectangulaire, …) est libre de même que la disposition du mobilier. Mais ce cas est devenu est très minoritaire.

En revanche, rappelons les règles de base de toute salle de réunion collaborative : tous les participants doivent se voir, être vus par la caméra de visioconférence, pouvoir regarder l’écran principal, et ce sans bouger de leur place.

4#choisir les outils technologiques

De même que pour le mobilier, les outils ne seront pas les mêmes en fonction des choix évoqués au point #1. Toutefois, quel que soit la vocation de la salle, vous pouvez examiner les équipements technologiques nécessaires en balayant ces quatre grandes fonctionnalités :

  • Le multimédia. Combien d’écrans sont nécessaires ? Écrans tactiles interactifs ou passifs ? La dimension de la salle impose-t-elle une sonorisation ? …
  • La collaboration locale. Quel type de partage de contenus ? Combien de participants peuvent prendre la main ? …
  • La collaboration distante. Les solutions sont nombreuses : audio ou visioconférence, Tableau Blanc Interactif partagé, …
  • Et enfin, ne pas oublier la connexion entre les différents équipements de la salle, mais aussi avec les participants. Concrètement, il faut examiner la(les) borne(s) wifi nécessaire(s), ainsi que les points d’accès réseau (prises RJ45).

 


Cadrer ses besoins et ses objectifs n’est pas toujours chose facile. N’hésitez pas à faire appel à un intégrateur, doté d’une solide expérience en technologies et mobilier/agencement de salle de réunion.

 

Nouveau call-to-action

Elodie

Un métier : l'infrastructure de collaboration. Trois expertises : Outils, espaces et réseau de collaboration.

Comment aménager une salle de créativité dans un espace restreint ?