Le Blog des espaces collaboratifs

Des conseils pour des salles collaboratives performantes

Il est bien loin le temps des réunions où seul l’animateur présentait son contenu sans que quiconque dans la salle ne dispose de la possibilité d’afficher l’écran de son terminal (PC, tablette, smartphone).

En tant que spécialiste de la salle de réunion, nous pouvons témoigner qu'une solution de partage de contenus est devenue essentielle pour toute nouvelle salle en cours d’équipement.

L’intérêt de partager des contenus entre sites distants est évident :

  • Quoi de mieux pour animer une réunion et impliquer les participants que de leur donner la main ?
  • Les idées naissent de l’échange : il faut donc permettre cet échange par un outil intuitif accessible à n’importe quelle machine (windows, apple, android)
  • Est-il encore possible de traiter d’un sujet innovant en réunion sans aller jeter un coup d’œil à l’extérieur (accès à internet) pour voir ce qui se fait ailleurs.

Par ailleurs, ce qui est moins évident, c’est le choix de la solution de partage de contenus en réunion. En effet, nous avons assisté ces dernières années à une explosion de solutions : ces dernières se comptent aujourd’hui par dizaines.

quelques recommandations pour faciliter votre sélection et commencer à partager des contenus en réunion :

#1 Abandonner les systèmes filaires.

Ces derniers présentent en effet deux inconvénients majeurs :

  • Contrairement au Wifi, il n’y a pas de standards universels : HDMI, DVI, USB, miniport, ….
    Le système est toujours équipé de la connectique dont le PC de votre invité du jour est dépourvu...
  • Cela limite le nombre de participants qui peuvent se connecter et surtout leur mobilité dans la salle.
# 2 attention à la consommation de votre connexion Wifi

Faites attention toutefois à ce que la connexion en Wifi du système ne « consomme » pas la carte Wifi de votre PC tout en vous privant ainsi de connexion à internet.

#3 Ne retenez que des solutions BYOD

Pour rappel, BYOD = Bring Your Own Device. Toutes les machines peuvent se connecter : windows, android, ios, …

#4 Ne pas surestimer les capacités de vos utilisateurs

Faites le juste arbitrage entre les fonctionnalités nécessaires pour booster les échanges en réunion et la capacité (technologique) de vos utilisateurs.


Voici ci-dessous un tableau regroupant les différents critères à vérifier pour vous aider dans votre choix :

#1  Distance maximum de connexion
#2  Nombre maximum de sources projetées
#3 Nombre maximum de connexions simultanées
#4 Nombre maximum d'écrans
#5 Compatibilité iOS, Android
#6 Connexion au système par le réseau interne (LAN)
#7 Dongle (bouton de connexion)
#8 Possibilité de générer son propre réseau de connexion, indépendant du réseau interne
#9 Ne consomme pas la carte réseau de l'ordinateur
#10    Tableau Blanc Interactif
#11 Contrôle de conférence (décider qui affiche)
#12 Retour de la diffusion sur son propre terminal (Windows, MAC, iOS, Android)
#13 Relayer le réseau local (Hotspot)
#14 Cloud local
#15 Transfert de fichier entre participants
#16 Chat entre participants
#17 Coédition (possibilité pour les participants de travailler ensemble sur le même document)
#18 Ultra HD (4K)
#19 Logiciel vote électronique, logiciel d'examen électronique
#20 Application tierces (logiciel de visioconférence, Microsoft Office…)
#21 Entrée HDMI supplémentaire

Pour en savoir plus sur les salles de réunion collaboratives, et comment équiper la vôtre, n'hésitez pas à télécharger gratuitement ce guide ! 

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Serge

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