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Des conseils pour des salles collaboratives performantes

By Elodie Posted 18 avr. 2017 06:35:00 In 2-OUTILS DE COLLABORATION, 2.2-Visioconférence

Après de nombreuses recherches, vous êtes enfin prêt et convaincu qu'une solution de visioconférence est un atout pour votre business ! Mais vous ne savez pas comment le mettre en place ni quelles sont les erreurs à éviter quand on souhaite investir dans une telle solution.

Si vous êtes dans ce cas alors vous êtes au bon endroit et je vous invite à lire la suite ;-)

Erreur #1 : Prendre un système propriétaire

Pour aborder cette notion, il est important de vous la définir.

Il existe deux types de solutions :

  • solution standard : le protocole H323/SIP est le standard professionnel (regroupement de plusieurs protocoles spécialisés : vidéo (MPEG4), audio (G7xxx) et données (H239)). Grâce à ce protocole, votre système de visioconférence peut « parler » à tout autre équipement standard.
  • solutions propriétaires : ces solutions n’utilisent pas ce standard et nécessitent des passerelles pour échanger avec le protocole H323/SIP, c’est pourquoi il est difficile de déployer ces solutions dans le monde professionnel.

Pour illustrer mon propos, Skype et Hangout sont par exemple des solutions propriétaires : Skype ne discutera qu’avec Skype, et Hangout ne discutera qu’avec Hangout.

Après cette brève explication, vous comprendrez que choisir une solution propriétaire est une limitation de votre business. Vous allez me répondre : 'oui mais nous n’utilisons la visioconférence qu’en interne, c’est pourquoi Skype/Hangout nous conviennent très bien'. Certes, mais il faut comprendre que la visioconférence est amenée à se démocratiser de manière exponentielle dans les années à venir, et vous ne l’utiliserez plus uniquement en interne mais également avec vos fournisseurs, clients et tous n’utiliseront pas forcément la même solution que vous. Là, vous serez embêté.

De plus, il faudra dans l’avenir pouvoir inviter vos partenaires extérieurs à partir d’un simple navigateur, ce que les solutions propriétaires ne permettent pas.

Erreur #2 : Penser que le positionnement de la caméra n’a pas d’importance

Le positionnement de la caméra a une grande importance pour plusieurs points que je vais vous détailler :

  • Eye-contact : la caméra doit, impérativement, être placée de manière à filmer tous les participants et être mise à hauteur des yeux. Comme lors d’un vrai entretien, les personnes peuvent se regarder dans les yeux.
  • Fatigue visuelle : la lumière naturelle doit être perpendiculaire à l’écran pour éviter des contre-jours, facteur de la fatigue visuelle.
  • Consommation de la bande passante : la lumière naturelle n’étant pas stable, elle fait consommer plus de bande passante en visioconférence car le principe de celui-ci consiste à encoder tous les pixels qui bougent.

ERREUR #3 : Penser que l’ergonomie de la salle n’est pas importante

Pour un usage de la visioconférence dans des conditions optimales, plusieurs points doivent attirer votre attention :

  • le mobilier : il doit être adapté et permettre à tous les participants de voir l’écran et d’être tous vus par le site distant
  • l’acoustique : il faut éviter de choisir une pièce qui possède des murs vitrés. Cela participe à la réverbération du son ce qui va le dégrader en visioconférence. Il est conseillé, si vous vous trouvez dans ce cas, de prévoir un ou deux murs habillés avec un matériau absorbant acoustique
  • l’éclairage : en général, il est conseillé que chaque participant se trouvant dans la salle doit être correctement éclairé (200 lux environ)

ERREUR #4 : Penser que la bande passante n’est pas importante

Pour bénéficier d’une bonne expérience en visioconférence, c’est-à-dire en haute définition (720p) et un son de bonne qualité (pas de coupure audio), il faut compter environ 1Mb/site distant.

Sans ce minimum de débit respecté, vous risquez de frustrer vos collaborateurs dans l’utilisation de la visioconférence et de rendre impossibles leurs entretiens à distance.

ERREUR #5 : Penser que l’essai du produit n’est pas nécessaire

Une bonne solution de visioconférence peut vite représenter un coût important dans l’entreprise. Avant de sauter le pas, il faut que votre intégrateur puisse vous faire essayer différentes solutions : à vous mais surtout à vos futurs utilisateurs afin que vous puissiez choisir celle qui vous convient le mieux en terme d’utilisation.

Cela favorisera son utilisation en interne et vous permettra d’avoir un retour sur investissement plus rapide.



N’hésitez pas à vous rapprocher d’un intégrateur qui maîtrise tous ces points avant de vous lancer dans l’acquisition d’un nouveau système de visioconférence.

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Elodie

Un métier : l'infrastructure de collaboration. Trois expertises : Outils, espaces et réseau de collaboration.

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