Comment encourager l’utilisation de la visioconférence en entreprise?

La crise sanitaire a achevé de convaincre la quasi-totalité des professionnels que la visioconférence en entreprise et dans le secteur public –déployée à travers toute l’organisation- leur ferait gagner beaucoup de temps et d’argent ; et ce, sans compter les nombreux bénéfices extra-financiers : fédération des équipes distantes, professionnalisation de la collaboration, etc …

Mais bien qu’il y ait beaucoup de raisons de passer à la visioconférence, la question centrale que se posent à juste titre les dirigeants d’entreprise et responsables des systèmes d’information est ailleurs :

• mes salariés vont-ils s’approprier le réflexe visioconférence ? Vais-je réussir à faire adopter une bonne utilisation de la visioconference en interne ? 
• mon investissement va-t-il finir par dormir au fond de la salle de réunion pour cause d’ergonomie fastidieuse ?

Au vu de notre expérience, nous pouvons répondre que s’il n’est pas possible d’écarter totalement ce risque –qui dépend également de la culture de la collaboration insufflée par le management- il est au moins aisé de le réduire très fortement.

Pour ce faire, nous n’insisterons pas sur les basiques de la réussite de tout projet : implication des utilisateurs, planification, formation, …, mais sur 4 points-clés souvent sous-estimés pour booster en interne l’utilisation de la visioconférence en entreprise :

1.  Penser la solution de la visioconférence de façon universelle dès le début

Certaines entreprises adoptent au départ du projet une approche minimaliste ; voici un florilège de réflexions entendues par nos équipes projets chez les prospects :

 « Nous allons commencer par installer une visio juste dans la petite salle au fond pour se familiariser avec l’outil »,
« Nous n’allons pas former tout le monde mais seulement M. X et Mme Y car ce sont eux les plus concernés », 
« Au démarrage, nous n’allons paramétrer le système que pour joindre le client X, ou le site Y : après tout, c’est notre besoin principal aujourd’hui », ….

Attention : c’est clairement une erreur que de ne pas voir en grand dès le début pour l’adoption de ce type d’outil collaboratif !

Au contraire, l’usage de la visioconférence en entreprise s’impose si:

• c’est un outil de groupe, fédérateur de la réunion à distance ; chaque employé de l’entreprise est formé.
• elle est utilisable partout : en salles –grandes et petites- comme par les salariés en mobilité ou en home office.
  Ce qui veut clairement dire que la réponse apportée doit pouvoir se déployer en salle de réunion comme sur n’importe quel terminal de mes salariés : PC, tablette, smartphone, …
• elle permet de joindre tout le monde, tout le temps, y compris les partenaires externes en réunion à distance.
  Pour ce dernier point, il faut donc imposer que votre système de visioconférence soit compatible avec le système ouvert du monde professionnel : H323/SIP.

2.  Ne pas faire de compromis sur l’ergonomie & la simplicité de la solution de visioconférence

C’est LE point sur lequel le client néophyte est par définition compétent : il n’est pas spécialiste et peut donc juger aisément si l’équipement mis à sa disposition s’utilise facilement, y compris par les salariés les moins technophiles. de la solution de visioconférence en entreprise

Soyez-en convaincus : c’est seulement en choisissant une solution de visioconférence totalement intuitive que cet outil collaboratif survivra dans votre entreprise.

Le niveau d’utilisation d’une visioconférence lors d’une réunion à distance doit être celui du téléphone : on appelle … en appuyant sur une seule touche.

Par ailleurs, deux autres éléments sont importants sur ce point central de l’ergonomie :

1. Privilégiez les solutions BYOD (Bring Your Own Device = solution déployable sur toutes les machines utilisés dans mon organisation : iPhone, windowx, linux, …), en effet, l’utilisateur aura toujours plus de facilité à naviguer dans une interface qui lui est familière.
2. Les participants occasionnels doivent pouvoir se joindre à la réunion à distance au moyen d’un simple navigateur (technologie webRTC).

3.  LE SYSTÈME DE VISIOCONFÉRENCE DOIT ÊTRE FLEXIBLE

Le choix d’un système de visioconférence avec double flexibilité va permettre à la visioconférence dans votre entreprise :

• flexibilité de déploiement
  Ajouter des utilisateurs, de nouvelles salles, doit pouvoir s’effectuer par un simple gestionnaire/administrateur de votre organisation qui n’est pas un spécialiste des systèmes H323
• flexibilité d’utilisation
  Vos réunions à distance incorporent à la volée tout nouvel entrant par visio mais aussi par téléphone.

4.  LA LIAISON INTERNET POUR VISIOCONFÉRENCE DOIT ÊTRE DE BONNE QUALITÉ

Une bonne expérience de visioconférence nécessite une liaison internet stable : débit garanti ou QoS, et dimensionnée à la session : nombre de sites/utilisateurs participants, HD ou SD, taille des écrans, etc ….

Cette réflexion semble une évidence mais l’expérience montre qu’elle n’est pas suffisamment intégrée en amont du projet. Alors que c’est probablement ce dernier point qui va démotiver le plus rapidement vos troupes ;  quelque soit la qualité de la solution déployée, la bande passante (ainsi que la gigue) doit être au rendez-vous dès les premiers jours suivant la mise en service du système de visioconférence dans votre entreprise.

Sinon il est à parier que vous allez ramer pour convaincre vos troupes que le graal de la productivité collaborative est à portée de clic 😉

Maintenant, il n’y a plus d’excuses pour ne pas adopter la visioconférence en entreprise. Motilde vous conseille, installe et forme à utiliser l’outil collaboratif adapté à vos besoins. Contactez-nous pour vous lancer!

Vous trouverez plus d’information sur les articles suivants:

• Réunion collaborative: Les 5 types de participants
• Visioconférence Vs travail le collaboratif à distance quelles différences