Le Blog des espaces collaboratifs

Des conseils pour des salles collaboratives performantes

By Elodie Posted 17 août 2016 11:27:15 In 2-OUTILS DE COLLABORATION, 2.2-Visioconférence

La quasi-totalité des structures de taille moyenne ou petite sont aujourd’hui convaincues que des solutions professionnelles de collaboration –déployées à travers toute l’organisation- leur ferait gagner beaucoup de temps et d’argent ; et ce, sans compter les nombreux bénéfices extra-financiers : fédération des équipes distantes, professionnalisation de la collaboration, etc …

Mais la question centrale que se posent à juste titre les dirigeants d’entreprise et responsables des systèmes d’information est ailleurs :

  • mes salariés vont-ils s’approprier le réflexe visioconférence ? Vais-je réussir à faire adopter l'utilisation de la visioconference en interne ? 
  • mon investissement va-t-il finir par dormir au fond de la salle de réunion et des ordinateurs de mes collaborateurs ?

Au vu de notre expérience, nous pouvons répondre que s’il n’est pas possible d’écarter totalement ce risque –qui dépend également de la culture de la collaboration insufflée par le management- il est au moins aisé de le réduire très fortement.

Pour ce faire, nous n’insisterons pas sur les basiques de la réussite de tout projet : implication des utilisateurs, planification, formation, …, mais sur 4 points-clés souvent sous-estimés pour booster l'utilisation de la visioconférence en interne :

 

1.  Une approche universelle 

Certaines entreprises adoptent au départ du projet une approche minimaliste ; voici un florilège de réflexions entendues par nos équipes projets chez les prospects :

 « Nous allons commencer par installer une visio juste dans la petite salle au fond pour se familiariser avec l’outil »,
« Nous n’allons pas former tout le monde mais seulement M. X et Mme Y car ce sont eux les plus concernés », 
 
« Au démarrage, nous n’allons paramétrer le système que pour joindre le client X, ou le site Y : après tout, c’est notre besoin principal aujourd’hui », ….

Attention : c’est clairement une erreur que de ne pas voir en grand dès le début pour l’adoption de ce type d’outil !

Au contraire, la visioconférence s’impose car:

  • c’est un outil de groupe, qui va fédérer les équipes ; tout le monde est formé.
  • elle est utilisable partout : en salles –grandes et petites- comme par les salariés en mobilité ou en home office.
    Ce qui veut clairement dire que la réponse apportée doit pouvoir se déployer en salle comme sur n’importe quel terminal de mes salariés : PC, tablette, smartphone, …
  • elle permet de joindre tout le monde, tout le temps, y compris les partenaires externes.
    Pour ce dernier point, il faut donc imposer que votre système soit compatible avec le système ouvert du monde professionnel : H323/SIP. 

Téléchargez le guide de la salle  de réunion collaborative

2.  solutions de collaboration intuitives et ergonomiques

C’est LE point sur lequel le client néophyte est par définition compétent : il n’est pas spécialiste et peut donc juger aisément si l’équipement mis à sa disposition s’utilise facilement, y compris par les salariés les moins technophiles.

Soyez-en convaincus : seules les solutions de collaboration intuitives vont survivre dans votre organisation.

Le niveau d’utilisation d’une visioconférence doit être celui du téléphone : on appelle … en appuyant sur une seule touche.

Par ailleurs, deux autres éléments sont importants sur ce point central de l’ergonomie :

  1. privilégiez les solutions BYOD (Bring Your Own Device = solution déployable sur toutes les machines utilisés dans mon organisation : iPhone, windowx, linux, …), en effet, l’utilisateur aura toujours plus de facilité à naviguer dans une interface qui lui est familière.
  2. les participants occasionnels doivent pouvoir se joindre à la conférence au moyen d’un simple navigateur (technologie webRTC).

 

3.  Un système flexible 

Une double flexibilité va permettre à la visioconférence de s’enraciner chez vous :

  • flexibilité de déploiement
    Ajouter des utilisateurs, de nouvelles salles, doit pouvoir s’effectuer par un simple gestionnaire/administrateur de votre organisation qui n’est pas un spécialiste des systèmes H323
  • flexibilité d’utilisation
    Vos sessions de visioconférence incorporent à la volée tout nouvel entrant par visio mais aussi par téléphone.

 

4.  Une liaison internet pour visioconférence de qualité

Une bonne expérience de visioconférence nécessite une liaison internet stable : débit garanti ou QoS, et dimensionnée à la session : nombre de sites/utilisateurs participants, HD ou SD, taille des écrans, etc ….

Cette réflexion semble une évidence mais l’expérience montre qu’elle n’est pas suffisamment intégrée en amont du projet. Alors que c’est probablement ce dernier point qui va démotiver le plus rapidement vos troupes ;  quelque soit la qualité de la solution déployée, la bande passante (ainsi que la gigue) doit être au rendez-vous dès les premiers jours suivant la mise en service.

Sinon il est à parier que vous allez ramer pour convaincre vos troupes que le graal de la productivité collaborative est à portée de clic ;-)


Vous envisagez d'installer un système de visioconférence au sein de votre entreprise ? Ce guide va sûrement vous aider : 


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Elodie

Un métier : l'infrastructure de collaboration. Trois expertises : Outils, espaces et réseau de collaboration.

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