Le Blog des espaces collaboratifs

Des conseils pour des salles collaboratives performantes

By Elodie Posted 14 oct. 2016 17:40:41 In 2-OUTILS DE COLLABORATION, 2.2-Visioconférence, 6-DIVERS

Nombreux sont les professionnels qui passent du temps sur les routes pour des rendez-vous d’affaires. Ces déplacements sont synonymes de perte de productivité et engendrent bien souvent du retard dans le suivi des différents dossiers en cours. Pourtant, de nombreux outils de collaboration permettent aujourd’hui d’éviter ce phénomène et d’augmenter votre productivité interne. Avec une question centrale qui en découle pour les dirigeants d’entreprise : ces outils sont certes très utiles mais sont-ils vraiment rentables  ?

La visiocollaboration, c’est quoi ?

Il s’agit d’un système de visioconférence couplé à un outil de collaboration = partage de contenu avec coédition de ce contenu par les participants locaux et distants.

Comme vous le savez, le ROI (retour sur investissement) est le temps nécessaire pour qu’un investissement produise le montant d’argent correspondant à la somme initialement investie. Bien entendu, plus ce délai est court, plus l’investissement est avantageux. Et nous observons que les industriels hésitent à mener les investissements dont le ROI est supérieur à 24 mois !

Et les déplacements coutent chers aux entreprise en France ! Le saviez-vous par exemple :
Au total, 26,6 milliards d’euros sont dépensées chaque année en frais de déplacement par les entreprises françaises (source transport.sia-conseil) 
Comment un professionnel du marketing utilise la  visioconférence pour effectuer sa prospection commerciale ?

Quelles économies directes ou indirectes pouvons-nous attendre d’une solution de visiocollaboration ?

  • La réduction du nombre de déplacements

La visocollaboration ne vient pas supprimer tous les déplacements car le face-à-face reste indispensable à intervalles réguliers pour fédérer une équipe. En revanche, il est tout à fait possible d’alterner déplacements et visioconférence pour un résultat identique, voire meilleur.

Prenons l’exemple d’un salarié qui se rend tous les mois dans une filiale ou chez un partenaire de business : client, fournisseur, … Une bonne pratique consisterait à modifier la fréquence de ses déplacement à un par trimestre, complété par trois ou quatre sessions de visiocollaboration dans le même trimestre.
Nous aurions donc ici une réduction de 66% du nombre de trajets.

  • La  réduction des coûts directs liés aux déplacements

Ceux-ci comprennent notamment : les coûts de transport (voiture, train, avion..), les frais de restauration et d’hébergement. En utilisant le même exemple que précédemment, nous arrivons à une économie de 2/3 x 9 jours x 385 euros/jour, soit 2 310€ d’économiser par an.

Bien entendu, il s’agit de moyennes à rapprocher de la réalité de votre entreprise, et notamment du mix de la population qui voyage (cadres et techniciens notamment) versus la population sédentaire.

  • La réduction  des coûts salariaux du professionnel en voyage

Même si on part de l’hypothèse qu’un salarié continue à travailler 50% de son temps en déplacement (téléphone mobile, portable), à partir des exemples précédents, nous arrivons à une économie de 1 224€ par an. Et ceci ne tient pas compte du fait que la population qui voyage dispose d’un revenu supérieur à la moyenne.

Ces différentes économies sont à rapprocher du coût d’un système de visioconférence. Typiquement, prenons l’hypothèse d’un système de salle pour 10 utilisateurs, doublé d’un outil de collaboration, et complété par une solution Cloud visioconférence (qui autorise chacun dans l’entreprise à disposer d’un client de visio sur son terminal : PC, tablette, smartphone).
Nous arrivons à un budget d’investissement d’environ 900 euros par individu.

 

Le ROI d’un système de visiocollaboration est inférieur à 3 mois !

Mais, ce n’est pas le seul bénéfice de la visioconférence. D'autres sont difficiles à quantifier, mais néanmoins très réels. Je pense notamment à l'amélioration  de la productivité des réunions (toutes les études montrent qu’une session de visioconférence permet une meilleure focalisation sur le sujet, et moins de digressions inutiles),  l'augmentation de la fréquence des échanges (un déplacement n’est pas remplacé par UNE visioconférence mais par plusieurs pour un temps très inférieur et la fédération de vos équipes distantes monte d’un cran). Et enfin, une meilleure qualité de vie au travail (mettre en place un système de visioconférence, c’est permettre à ses salariés d'être plus proche de leur famille, ne plus subir les risques et aléas des transports,être moins fatigué...).


 

Alors, plus aucune raison d'hésiter ! Si vous vous demandiez si l'investissement dans un système de visioconférence est rentable, la réponse est OUI ! Et bonne nouvelle, nous pouvons vous aider à concevoir votre projet de collaboration en entreprise, demandez une étude personalisée. 

Comme rien ne vaut un exemple concret, je vous invite à assister à notre Webinar le mardi 31 janvier à 13h30, qui vous offrira un témoignage d'un professionel du marketing qui utilise la visioconférence pour effectuer sa prospection commerciale :

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Elodie

Un métier : l'infrastructure de collaboration. Trois expertises : Outils, espaces et réseau de collaboration.

Les avantages de la visiocollaboration (infographie)