Si nous pouvons être sûr d’une chose, c’est que les réunions en visioconférence en entreprise semblent s’être instaurées une fois pour toutes. En effet, le nombre de déplacements professionnels s’est effondré avec les restrictions liées au Covid-19, obligeant les entreprises les plus réticentes à se tourner vers la réunion visio.
En plus de limiter le risque de propagation du virus au bureau et lors de réunions avec des partenaires externes, les réunions visio permettent de réduire les déplacements professionnels, ainsi que les coûts et le temps associés.
Cependant, les systèmes de visioconférence en entreprise représentent un investissement. Ces outils sont très utiles mais sont-ils rentables ?
La visiocollaboration, c’est quoi ?
Il s’agit d’un système de visioconférence couplé à un outil de collaboration = partage de contenu avec coédition de ce contenu par les participants locaux et distants.
Comme vous le savez, le ROI (retour sur investissement) est le temps nécessaire pour qu’un investissement produise le montant d’argent correspondant à la somme initialement investie. Bien entendu, plus ce délai est court, plus l’investissement est avantageux. Et nous observons que les industriels hésitent à mener les investissements dont le ROI est supérieur à 24 mois !
Et les déplacements coutent chers aux entreprise en France ! Le saviez-vous par exemple :
Au total, 26,6 milliards d’euros sont dépensées chaque année en frais de déplacement par les entreprises françaises (source transport.sia-conseil)
Quelles économies (directes ou indirectes) pouvons-nous attendre d’une solution de visio ?
- La réduction du nombre de déplacements
La réunion visio ne vient pas supprimer tous les déplacements car le face-à-face reste indispensable à intervalles réguliers pour fédérer une équipe. En revanche, il est tout à fait possible d’alterner déplacements et réunions visio pour un résultat identique, voire meilleur.
Prenons l’exemple d’un salarié qui se rend tous les mois dans une filiale ou chez un partenaire de business : client, fournisseur, … Une bonne pratique consisterait à modifier la fréquence de ses déplacements à un par trimestre, complété par trois ou quatre réunions visio dans le même trimestre.
Nous aurions donc ici une réduction de 66% du nombre de trajets.
La première économie évidente générée par la visioconférence en entreprise est liée à la réduction des coûts directs liés aux déplacements
Ceux-ci comprennent notamment : les coûts de transport (voiture, train, avion..), les frais de restauration et d’hébergement. En utilisant le même exemple que précédemment, la visioconférence en entreprise vous permet d’économiser 2/3 x 9 jours x 385 euros/jour, soit 2 310€ par an sur vos frais.
Bien entendu, il s’agit de moyennes à rapprocher de la réalité de votre entreprise, et notamment du mix de la population qui voyage (cadres et techniciens notamment) versus la population sédentaire.
- La réduction des coûts salariaux du professionnel en voyage
A cette économie, il faut ajouter les coûts salariaux du professionnel en voyage. Même si on part de l’hypothèse qu’un salarié continue à travailler 50% de son temps en déplacement (téléphone mobile, portable), à partir des chiffres du paragraphe précédent, le passage à la visioconférence engendre une économie de 1.224€ par an pour votre entreprise. Et ceci ne tient pas compte du fait que la population qui voyage dispose d’un revenu supérieur à la moyenne.
Ces différentes économies sont à rapprocher du coût d’un système de visioconférence. Typiquement, prenons l’hypothèse d’un système de salle pour 10 participants, doublé d’un outil de collaboration, et complété par une solution Cloud visioconférence (qui autorise chacun dans l’entreprise à disposer d’un client de visio sur son terminal : PC, tablette, smartphone).
Nous arrivons à un budget d’investissement d’environ 900 euros par participants à la réunion visio.
Nous pouvons conclure que le ROI d’un système de visioconférence en entreprise est inférieur à trois mois!
Mais, ce n’est pas tout, la visioconférence en entreprise permet trois bénéfices supplémentaires, difficiles à quantifier, mais néanmoins très réels :
- Amélioration de la productivité des réunions.
Toutes les études montrent qu’une session de visioconférence permet une meilleure focalisation sur le sujet, et moins de digressions inutiles.
- Augmentation de la fréquence des échanges.
Un déplacement n’est pas remplacé par UNE réunion visio mais par plusieurs pour un temps très inférieur. La fédération de vos équipes distantes monte d’un cran.
- Une meilleure qualité de vie.
Mettre en place un système de visioconférence en entreprise, c’est permettre à ses salariés de disposer d’une meilleure qualité de vie : être plus proche de leur famille, être plus serein : ne plus subir les risques et aléas des transports, être moins fatigué
- Une réduction des émissions de CO²
Nos déplacements professionnels sont une des sources majeures de pollution : pas moins de 65 Millions de tonnes de CO² par an (source CITEPA) soit 12,5% du total France.
Enfin intégrer une solution de visioconférence en entreprise et donner une place centrale à la réunion visio pour minimiser les coûts de la société peut avoir un impact plus que positif à tous les niveaux.
Contactez-nous pour en savoir plus sur les solutions de visioconférence que nous proposons ! Nos experts sauront vous conseiller selon vos besoins !
Vous trouverez plus d’information sur la page de de notre site “les usages de la visioconférence”
Ainsi que les articles suivants :
- Comment encourager l’utilisation de la visioconférence en entreprise ?
- Réunion collaborative: Les 5 types de participants.
- Visioconférence Vs travail le collaboratif à distance quelles différences.
Comment faire le choix de l’ecosystème visioconférence adapté aux besoins de son entreprise ?
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