3 configurations de base en regard des cas d’usage d’une salle de réunion collaborative

Nous décrivons souvent dans nos billets de blog les équipements nécessaires dans une salle de réunion collaborative: technologie, multimédia, mobilier, agencement ; mais au fait à quels cas d’usage correspondent ces différents équipements ? Nous allons revenir dans ce qui suit sur les différentes configurations qui permettent de répondre à ces cas d’usage.

# La configuration classique minimale

C’est la configuration la plus répandue dans les salles de réunion classiques : un grand écran passif fait face à l’assistance autour d’une table de réunion ; cet écran est doté d’une solution de partage de contenus qui va permettre à un (des) animateur(s) de projeter le document de sa machine (PC, tablette, smartphone). Par ailleurs, une solution audio vient compléter l’ensemble. Enfin, cet ensemble multimédia est hébergé dans un mobilier VisioPanel, qui héberge la technologie et le câblage associé.

Cette configuration classique répond bien à un cas d’usage fréquent : la présentation d’un sujet -projet, reporting, analyse, …- en mode descendant (« top down ») d’un animateur vers les participants de la salle. En revanche, elle répond moins bien aux usages plus interactifs que ce soit avec les participants locaux ou distants.

# La configuration classique recommandée

Cette fois, le grand écran passif devient interactif (tactile), et il est doublé par un écran passif sur le côté porté par un meuble visiomobile. Chacun des deux écrans peut afficher différemment le contenu d’un ou plusieurs participants ; de plus l’écran tactile peut prendre la main sur le contenu projeté pour le modifier sur la machine résidente. De son côté, le VisioMobile abrite un codec de visioconférence qui affiche le site distant sur l’écran passif et le contenu partagé avec le(s) site(s) distant(s) sur le grand écran interactif. Les deux écrans sont équipés en hauts-parleurs, tandis que la table dispose d’une dalle de pilotage avec microphones omnidirectionnels.

Cette configuration a l’avantage de couvrir beaucoup de cas d’usage : le mode descendant décrit au paragraphe précédent mais aussi les réunions où tous les participants doivent pouvoir échanger librement et spontanément des contenus issus de leurs machines, du réseau, d’internet … L’écran tactile permettra d’enrichir à la volée ces contenus grâce son outil de TBI (Tableau Blanc Interactif). L’avantage de cette solution est d’inclure les participants distants de façon très flexible. En effet, le VisioMobile qui affiche le(s) site(s) distant(s) sur son écran peut être tourné vers l’assistance ou au contraire vers le grand écran interactif : on est alors en pleine immersion collaborative entre le local et le distant.

# La configuration en mode brainstorming

La particularité de cette configuration : l’espace doit nous seulement accompagner la réflexion mais plus encore la susciter. L’agencement et la technologie de la salle doivent gérer (affichage, modification, diffusion) un maximum d’input des participants, mais également permettre une grande mobilité dans la salle. On ne résout pas des problèmes complexes en restant chacun bien sagement assis à sa place.

De façon pratique, nous reprenons ici la configuration précédente mais nous ajoutons deux équipements

supplémentaires : un nouveau VisioMobile doté d’un écran interactif et un grand mur Velleda doté de feutres à capuchon électronique (système de type Smartmarker). Nous avons donc maintenant quatre surfaces d’expression (trois écrans + un mur Velléda). Une dalle tactile permet de piloter les différents contenus vers l’écran souhaité, en fonction de la phase de créativité : divergente, convergente, travail en sous-groupe, etc.

Notons au passage que cette configuration couvre bien sûr les deux usages précédents, en sus des séances de brainstorming et de créativité.

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Une multitude d’outils permettent à vos sessions de brainstorming d’être ludiques, interactives et productives.

Motilde, fort de son expérience dans les espaces de collaboration, saura vous conseiller pour choisir ces outils. N’hésitez pas à nous consulter !