Les systèmes de réservation de salles se sont développés à grande vitesse ces dernières années. Tous les mois, un nouvel éditeur se lance ou annonce une nouvelle version.
La raison est simple, toutes les structures privées et publiques sont confrontées à un double défi :
- augmenter le nombre des espaces de collaboration connectés
- et en même temps rentabiliser au mieux un actif immobilier qui représente souvent le premier investissement de l’entreprise
Mais avant de se lancer, quels sont les avantages que vous pouvez attendre d’un tel système et qui sont les bénéficiaires ?
Une aide précieuse pour les utilisateurs de vos salles de réunion
Finis les errements à la recherche d’une salle libre, les aigreurs d’estomac car vos collègues squattent la salle de visioconférence, ou encore le moment de perplexité : « mais dans quelle salle se trouve la réunion projet où j’interviens dans cinq minutes ? »
Cerise sur le gâteau : les systèmes modernes permettent de mettre fin aux fameuses « réunions fantômes » qui représentent entre un quart et un tiers des réunions suivant les enquêtes = la salle est réservée mais personne ne l’utilise !
Le système demandera en effet à l’organisateur de valider sa présence dans la salle et de la libérer électroniquement lorsqu’il la quitte en avance sur l’horaire réservé.
Gestion des ressources
Les organisateurs de réunion vont pouvoir visualiser, voire commander les ressources disponibles dans la salle : vidéoprojecteur, paperboard électronique, visioconférence, mais aussi passer commande de la pause-café, de sièges supplémentaires, …
Solution de gestion immobilière
Le troisième avantage concerne les gestionnaires de l’immobilier et/ou les facility managers et/ou les responsables de maintenance
Les systèmes de réservation de salles de réunion collaboratives se sont mutés ces dernières années en véritable solution de gestion immobilière.
Voici deux fonctionnalités pour illustrer cette affirmation :
- Des capteurs installés dans vos salles vont permettre de visualiser en temps réel l’occupation des salles mais surtout vont vous fournir des statistiques précieuses pour évaluer et piloter l’utilisation réelle de vos locaux.
- La maintenance des locaux se pilote à partir des tablettes présentes dans chaque salle : déclaration d’incident (éclairage en panne, …), manque de matériel (plus de paperboard, …)
Qualité de l’accueil
En effet, un grand écran situé dans l’espace d’accueil affiche un plan 3D du bâtiment qui localise les salles et leur statut de réservation.
Un plan sera téléchargeable sur votre smartphone pour vous conduire jusqu’à la salle souhaitée.
Une communication interne améliorée
Les différents écrans (accueil, tablettes en fronton des salles, …) peuvent être utilisés en affichage dynamique pour diffuser du contenu : communication interne mais aussi externe : actualités, promotions produits, ….
En conclusion, tous ces systèmes sont modulables mais nécessitent tout de même une petite analyse technique de l’existant (messagerie interne, réseau, ….). N’hésitez pas à faire appel à un expert en intégration audiovisuelle pour répondre aux besoins de votre organisation.
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