Le Blog des espaces collaboratifs

Des conseils pour des salles collaboratives performantes

By Elodie Posted 17 janv. 2019 10:11:09 In 6-DIVERS

Cela fait maintenant un an que les entreprises de plus de 100 personnes sur un même site doivent proposer à leurs employés de vraies mesures pour optimiser leurs déplacements dans le but de réduire le temps passé dans les transports. Parmi ces mesures, nous retrouvons le télétravail, le covoiturage, le vélo.

Le télétravail en particulier va sans nul doute être un des gros sujets de 2019 ; les avantages en sont connus et reconnus et d’ailleurs Motilde communique régulièrement sur cette thématique de collaboration à distance pour un salarié.

Toutes les enquêtes montrent cependant que les entreprises ou administrations ont une appréhension légitime sur le développement de ce nouveau mode de travail : n’y a-t-il pas un risque fort de perte de lien entre le télétravailleur et son organisation ?

Dans ce qui suit, je vais vous donner quatre pistes pour limiter ce risque.
#PLANIFIER LA COMMUNICATION

 

Le risque de perte de lien est insidieux : il s’installe progressivement, aussi mieux vaut prendre les devants.

« Si le télétravailleur ne vient pas à l’entreprise, alors l’entreprise viendra à lui ». Vieux proverbe mandchou du XIVe siècle ;-)

Plus sérieusement, il ne faut pas hésiter à forcer la communication par des points de passage obligés pour les télétravailleurs. Pourquoi ne pas instituer la pause-café visio à heure fixe ? ou encore un traditionnel morning meeting avec les absents ?

Les outils de communication à distance sont nombreux mais il faut privilégier ceux qui permettent de se voir, au moins une fois dans la journée.

# Un espace adapté … au bureau

S’il faut planifier la communication, il faut aussi favoriser les échanges instantanés.

Pas de mystère : si vous disposez de salles de proximité –petites ou moyennes- bien équipées en outil de visioconférence ou mieux encore de visiocollaboration, vous allez développer les échanges entre votre équipe sur place et les télétravailleurs.

A l’inverse, si pour communiquer avec Martin – votre-expert-sur le sujet-qui-est-justement-en-télétravail-alors-que-nous-avons-besoin-de-lui, vous devez réserver la grande salle visio au fond du couloir ou mieux encore au deuxième étage, eh bien … ça attendra la semaine prochaine ;-(

Les bulles de communication –encore appelées Huddle Room- font donc partie de la panoplie des organisations qui favorisent le télétravail.

# Le développement d’une culture de communication professionnelle

Les outils de communication n’ont jamais été aussi nombreux et pourtant –quel paradoxe !- la première critique que les salariés expriment sur leur entreprise ou administration porte souvent sur la communication interne … Le télétravail vient renforcer le phénomène. Il est donc utile d’informer –voire de former tout court- les employés à la « pyramide inversée des médias de communication » ci-dessous :
  visio-teletravail-face-a-face-chat-mail

Plus on monte dans les étages de la pyramide, moins la communication du média est productive mais plus elle est qualitative. Chaque situation appelle un média particulier ; par exemple, il faut savoir laisser tomber le mail pour prendre son téléphone lorsque une situation de tension se fait jour, voire carrément se déplacer. C’est la bonne adéquation entre le média et la situation qui fait les organisations efficaces.

 

# Un affichage dynamique … jusqu’au télétravailleur

Nous avons communiqué à plusieurs reprises sur l’intérêt de l’affichage dynamique pour la communication interne. Il est techniquement aisé de diriger les contenus de l’affichage dynamique sur un média (webtv, intranet, …) qui sera poussé jusqu’aux télétravailleurs. L’intérêt est double : d’abord les télétravailleurs sont mis au même niveau d’information que leurs collègues mais également ce processus vient développer le sentiment d’appartenance à l’organisation.

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En conclusion, le télétravail est un levier puissant dans la palette RH d’une entreprise ou d’une administration, mais sa mise en place se prépare.

Pour notre part, nous serions heureux de vous aider sur la partie collaborative de ce projet.

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Elodie

Un métier : l'infrastructure de collaboration. Trois expertises : Outils, espaces et réseau de collaboration.

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