Le Blog des espaces collaboratifs

Des conseils pour des salles collaboratives performantes

By Elodie Posted 11 déc. 2018 10:15:24 In 2-OUTILS DE COLLABORATION, 6-DIVERS

Nous parlons beaucoup dans nos billets de blog de réunions collaboratives, mais aujourd’hui j’avais envie de vous faire part d’un autre sujet intéressant pour dynamiser votre communication interne : l’affichage dynamique.

Tout d’abord, je vais essayer de vous décrire cet outil puis je vous montrerai son utilité pour une bonne communication interne !

#L’AFFICHAGE DYNAMIQUE : C’EST QUOI ?

Pour vous expliquer ce qu’est l’affichage dynamique, prenons un exemple simple : les agences immobilières. N’avez-vous jamais vu dans les vitrines de ces agences des écrans qui diffusent en continu des annonces ?  Vous avez là un cas concret d’usage de l’affichage dynamique.

En bref, c’est un outil de communication qui vous permet de diffuser n’importe quel type de contenu multimédia (vidéo, image, texte, musique, site internet, webinar, etc…) sur un ensemble déterminé d’écrans.

D’un point de vue technique, l’affichage dynamique se compose des éléments suivants :

  • Un ou plusieurs écrans qui affichent le contenu dynamique à des endroits stratégiques pour la communication : accueil, coin pause/café, ….
  • Un petit boitier branché à l’écran, et connecté au réseau de votre entreprise. Si les écrans sont nombreux, votre responsable réseau créera un VLAN dédié.
  • Un logiciel de création et de programmation de contenu, qui doit bien sûr se situer sur une machine connectée au réseau qui relie les différents écrans mentionnés ci-dessus. C’est grâce à cette application que vous pourrez choisir les contenus que vous souhaitez diffuser, la durée, l’emplacement sur l’écran, etc. Les choix sont multiples !

 

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#EN PRATIQUE : COMMUNICATION INTERNE

Maintenant, vous vous posez la question mais comment je pourrais m’en servir pour ma communication interne ? La suite va vous donner quelques éléments de réponse ! ;)

La communication interne c’est permettre à vos collaborateurs de se sentir intégrés à leur entreprise, de leur rendre compte des projets collectifs, de leur faire part des événements majeurs, de diffuser des informations pratiques, mais aussi et surtout de mettre l’accent là où vous le souhaitez : un lancement produit, une nouvelle initiative stratégique, ou simplement … avertir d’une visite importante sur le site.

affichage-dynamiqueSur la forme, un affichage digital génère infiniment plus d’attention qu’un affichage papier.

Votre communication sera donc beaucoup plus impactante. Il est également essentiel de disposer d’un outil logiciel très intuitif d’utilisation si vous souhaitez pouvoir multiplier les créateurs de contenu (utile pour susciter un intérêt dans le temps).

  • Sur le plan technique, nous vous conseillons d’opter pour des systèmes qui permettent à la fois une diffusion générale sur tous les écrans mais également une diffusion spécifique par écran. Toujours sur le plan technique : en cas de problème réseau, votre affichage dynamique présentera un écran noir sur tous les écrans connectés à votre système. Il peut donc être utile de pallier à ce problème en choisissant un boîtier au dos de vos écrans qui fait office de « player » : un contenu local s’affichera automatiquement en cas de perte du signal réseau.

    Sur le fond, un projet d’affichage dynamique doit se préparer. La présentation powerpoint en boucle de l’entreprise risque de lasser assez vite vos spectateurs. Il faut donc s’organiser pour déterminer qui diffuse, à quel rythme et sur quels sujets. Ces derniers ne manquent pas comme évoqués dans le premier paragraphe : présenter les actualités de votre entreprise, souhaiter la bienvenue aux nouvelles personnes recrutées, annoncer des évènements à venir, diffuser des informations pratiques ou des petites annonces, programmer les infos ou la météo d’une chaîne TV en continu, etc…

Deux points supplémentaires sont à mentionner pour la gestion sur le fond de cet outil :

  1. les visiteurs extérieurs. Il ne faut pas oublier que vos clients, fournisseurs, intervenants externes se déplacent dans vos locaux et visualisent donc votre affichage dynamique ; ceci peut être :
  • un atout pour votre affichage digital : pour diminuer la sensation d’attente à l’accueil, pour économiser du temps de votre futur entretien en présentant l’entreprise, pour faire la promotion de vos produits, ...
  • neutre pour de l’information pratique interne
  • une limite à de l’information trop sensible ou confidentielle.
  1. la gestion de crise. C’est bien avant que cette dernière survient qu’il faut avoir réfléchi au mode d’utilisation de l’affichage dynamique. Ce mode exceptionnel peut requérir une organisation différente du quotidien (par ex : qui a le droit de diffuser ?) et des fonctionnalités supplémentaires (par ex : possibilité de diffuser depuis l’extérieur de l’entreprise à partir d’une liaison sécurisée).

demande-demo

#le budget

La bonne nouvelle du jour, c’est qu’il existe des systèmes d’affichage dynamique pour tous les budgets (eh oui, même si vous ne disposez que de quelques k€).

Bien sûr, plus les fonctionnalités sont étendues -par exemple, votre système d’affichage dynamique peut servir à la réservation des salles de réunion- plus le budget est élevé. De même, le nombre d’écrans viendra impacter le coût global.

Les éditeurs/constructeurs de ce type de système sont très nombreux et par conséquent la mise en concurrence est aisée.

En conclusion, l’affichage dynamique est un outil très utile pour fédérer vos collaborateurs et améliorer de façon drastique la communication interne de l’entreprise. Si vous souhaitez réfléchir à un projet de création ou de remise à niveau de cet outil puissant, n’hésitez pas à faire appel à un professionnel comme Motilde.

Elodie

Un métier : l'infrastructure de collaboration. Trois expertises : Outils, espaces et réseau de collaboration.

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