Le Blog des espaces collaboratifs

Des conseils pour des salles collaboratives performantes

Les réunions de travail sont un processus aussi vieux que l’industrie et tout comme cette dernière, elles ont subi des transformations de rupture ces vingt-cinq dernières années.

Est-ce l’évolution des outils et de la technologie qui ont révolutionné la culture collaborative dans les entreprises ou l’inverse ? Laissons de côté ce débat de l’œuf et de la poule et contentons-nous d’observer que les salles de réunion de travail en 2017 ne ressemble en rien à celles des années 1990.

A l’époque, les seuls outils collaboratifs -qui sont d’ailleurs plus des outils de présentation- se résument au paperboard voire au rétroprojecteur ; une réflexion personnelle déjà aboutie est exposée et expliquée pour initier le projet du groupe (les responsables sont d’ailleurs surreprésentés dans la prise de parole).

Puis le numérique est venu tout bouleverser, d’abord par le terminal personnel qui s’affiche grâce à un vidéoprojecteur puis par la connexion à un réseau.

Nous allons aborder les 3 principaux points des évolutions des salles de réunion collaboratives :

#1 - L'aRrivée du numérique

Cette première révolution va conduire à un enrichissement considérable du contenu présenté. Lors de la réunion, le maître mot est efficacité ; un maximum d’informations est poussé vers l’auditoire d’une façon très préparée et ordonnée.

#2 - des innovations possibles grâce à la créativité et l'implication des participants

La deuxième révolution inverse les flux d’échanges : les participants deviennent coproducteurs des solutions et provoquent des changements de direction non anticipés au préalable. Non seulement, les stimuli extérieurs ne sont pas vécus comme une gêne mais ils sont provoqués : interventions de tiers, contenus audiovisuels, invités en visioconférence, … Les maîtres mots sont ici créativité et implication.

Téléchargez le guide de la salle  de réunion collaborative

#3 - Des outils de réunions qui favorisent la productivité des échanges

Victimes de leur succès, les réunions collaboratives dévorent le temps. En moyenne, un cadre passe 21heures par semaine en réunion, participe à 60 meetings dans le mois.

Malgré son caractère très chronophage, aucune organisation ne reviendra bien sûr en arrière sur la « démocratie participative » de la réunion contemporaine, gage d’innovation et d’implication.
En revanche, depuis maintenant plusieurs années, deux tendances se font jour : d’une part retrouver une structuration forte de la réunion, et d’autre part mettre en place des outils de réunion qui vont favoriser la productivité des échanges.

Que doivent apporter les outils qui répondent à cette troisième révolution ?

  • Une très grande flexibilité. Les infrastructures de réunion doivent permettre des réunions longues ou courtes, de l’information descendante ou des « brainstormings », un nombre de participants variables, non seulement d’une réunion à l’autre mais au cours de la même réunion.
  • La nécessité du temps réel. Nous ne sommes pas nécessairement créatifs à l’heure et dans le lieu que le chef de projet a réservé à l’agenda. Pour répondre à cette dimension du temps réel, les ressources de réunion doivent répondre à deux fonctionnalités : 
    • un accès immédiat à l’espace et aux outils ; et juste derrière à l’information, au contenu, qu’ils soient amenés par un participant ou par internet.
    • abolir la distance : les outils doivent permettre aux collaborateurs distants disponibles d’intervenir en temps réel.
  • Des règles intuitives de fonctionnement. La mise à disposition et la promotion de process écrits est sans doute le plus simple à mettre en œuvre mais également la moins pérenne des solutions. Plus laborieux mais certainement plus durable dans le temps sont les outils qui structurent la réunion.


En conclusion, voici trois conséquences pratiques de ce qui précède :

1) Sur l’espace. Configurer des salles à géométrie variable, et pour répondre à la nécessité du temps réel : multiplier les Bulles de Com de proximité.

2) Sur les technologies de réunion. Elles doivent s’activer d’un clic. L’ergonomie de l’outil collectif (équipement dédié des espaces de réunion) est indispensable mais également celle du terminal personnel qui intègre les solutions logicielles de collaboration. Pour ce deuxième cas, il faudra privilégier les solutions BYOD (Bring Your Own Device), c’est-à-dire les solutions qui s’intègrent sur les terminaux personnels de chacun ( iPAD, portable, smartphone, Android, Apple, …)

3) Sur la collaboration distante. Un outil de groupe d’audio-visioconférence doit être disponible pour tous, aussi bien sur le terminal BYOD que dans la Bulle de Com ou la grande salle de visio, et dans le même format. Une bande passante proportionnée doit accompagner le déploiement de cet outil.

Nouveau call-to-action

 

 

Hubert De Nomazy

Un métier : l'infrastructure de collaboration. Trois expertises : Outils, espaces et réseau de collaboration.

5 tendances de la collaboration en entreprise qu'un chef de projet devrait connaître! 

S'abonner à la newsletter mensuelle

guide-salle-reunion-collaborative

Suivez nous